Verschenen in Zaanbusiness en IJmondiaan een tweede column in het kader van Veranderen om te verbeteren

Analyseren als start van verandering.

Een veel geciteerde uitspraak van Einstein is 'Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg'.
Hij geeft daarmee aan dat er iets moet veranderen om andere uitkomsten te krijgen. Omdat je zelf iets anders voor ogen hebt, of omdat de omstandigheden je daartoe dwingen.

Mijn advies is om bij een verandertraject te beginnen met analyseren.

Zorg dat je een probleem helder in kaart brengt. Het komt namelijk te vaak voor dat het ogenschijnlijke probleem niet het feitelijke probleem is!
Daar kom je achter door goed naar de feiten te kijken (zo kwantitatief mogelijk) en door steeds ‘dieper’ de 'waarom?' vraag te stellen.

Is het echte (achterliggende) probleem helder, dan kunnen de oorzaken onderzocht worden.

En om een traject naar een gewenst (project) doel te starten, is het noodzakelijk om duidelijkheid te hebben over dat doel. 'Natuurlijk' hoor ik je zeggen. Maar hoe vaak hoor je niet (te laat en achteraf): 'Ja, maar dát was de bedoeling niet'.

Geef daarom extra aandacht aan 'de opdrachtformulering', ook als jezelf degene bent die de verandering doorvoert. Breng vervolgens de uitgangspunten in kaart als ook de rand- voorwaarden en de omstandigheden (extern en intern), waar je op weg naar het doel mee te maken krijgt.

De duur en diepgang van deze analyse stap varieert natuurlijk met de aard van het probleem of de gewenste verandering: van enkele minuten tot een weken durend onderzoek.

Er is dan ook uiteraard niet één methodiek voor het uitvoeren van de analysestap. Evenzo voor het vergaren van informatie:

• Van achter het bureau gegevens verzamelen

• Visueel inspecteren (dus gewoon zelf gaan kijken)

• Anderen bevragen (interviewen/enquête)

• Teambijeenkomsten (brainstormen / brown-paper sessie)

• Etc.

Er zit veel kennis en wetenschap bij de medewerkers binnen de organisatie, maar ook bij klanten en leveranciers. Het is zonde om deze bronnen tijdens het analyseren niet te benutten.

Inzicht, overzicht en vooruitzicht

Na de analyse is voldoende inzicht en overzicht in de achter- gronden en omstandigheden verkregen. Is er duidelijkheid over de mogelijke ontwikkelingen en consequenties. Dus er is voldoende vooruitzicht.

Dan kan overgegaan worden naar de volgende stap op de verbeterladder. Namelijk, het maken van de keuze. In de volgende column 'keuze stress', vertel ik daar meer over.